Державна дослідна станція птахівництва
Національної академії аграрних наук України

Для зручності назви файлам потрібно давати короткі і такі, щоб було зрозуміло що за інформація в них знаходитися...

 Наприклад, перелік папок і файлів та принципи щодо їх найменування:

На початок назви файлам можна дописувати номер тендерної процедури за її порядком.

Назви папок:

1_Пшениця (код)
2_Кукурудза (код)
3_Соєвий шрот (код)
4_Електроенергія (код)
...

• Перелік файлів з номером на початку для папки  "1_Пшениця (код)" :

1_Оголошення про закупівлю_пшениця

2_Запит цінової пропозиції_пшениця
...
3_Акцепт_пшениця
4_Результати торгів_пшениця

• Принцип найменування може бути іншим, наприклад, в назву файла можна добавити дату оприлюднення документа.

Наприклад: ім'я файла "Оголошення про закупівлю_пшениця (04_05_2015)"

Реквізити організації та інші загальні документи можна розмістити в головній папці де розміщені папки з документами різних тендерів.

• Для завершених торгів потрібно зробити папку "Завершені торги". По завершенню тендера переміщати в неї відповідні папки з документами. До назви папки можна також добавити дату чи номер протоколу чи документа.

На заключення потрібно зархівувати головну папку в архів tender.zip для розміщення на сайті. Для збереження тендерів минулих років потрібно зробити окрему папку «Архів тендерів» і переміщати в неї zip – архіви по рокам.

p.s. Адміністратор сайту

Дані рекомендації написані для покращення ефективності документообігу, економії  робочого часу учасників при проведенні тендерів.

Поради як продовжити "життя" комп'ютеру